A menos que hayas estado bajo una roca durante los últimos años, ya sabes que cada vez son más el número de trabajadores remotos o con flexibilidad en su localización. Con esta explosión del teletrabajo, impulsada por Internet, también hemos visto un aumento significativo en la comunicación de los equipos remotos. Pero dicha comunicación puede hacerse bien o terriblemente mal.

Para evitar esta temible segunda categoría así que hemos preparado una guía rápida para ayudar a los nuevos gerentes, a los nuevos equipos remotos e incluso a los líderes establecidos que buscan dar a sus equipos un poco más de flexibilidad. Examinaremos las necesidades específicas de la comunicación de equipos remotos y le daremos una lista rápida de herramientas de teletrabajo.

Construye una rutina

Los teletrabajadores pueden operar de forma extremadamente independiente, incluso cuando todos trabajan en la misma tarea. Cuando se trabaja desde casa o en cafeterías, la gente elige sus propios escenarios y entornos. Oyen su música o sus podcasts favoritos. Su bebida favorita está disponible en la nevera o en el mostrador. Y cuando surge algo, hay flexibilidad para lavar la ropa, ir a la tienda, recoger a los niños de la escuela o simplemente tomarse unos minutos extra.

A teletrabajadores les encanta precisamente esta forma de trabajo por dichas ventajas. Es por eso que los empleados rutinariamente listan esto como uno de sus dos principales beneficios deseados y por qué dos tercios de las organizaciones de EE.UU. ofrecen alguna versión de teletrabajo.

Sin embargo, trabajar a distancia no implica renunciar a una rutina. Hay que introducir un equilibrio a toda esa independencia cuando se necesita. Establecer un horario diario es lo más importante, así como establecer la prioridad de las tareas diarias. La mayoría de los equipos de oficina tienen reuniones regulares por teléfono o videoconferencia para establecer tareas, conocer el estado actual de las cosas y hacer preguntas. Será recomendable recurre a una herramienta de gestión de proyectos como Trello. Las rutinas son útiles, pero también tienes la ventaja de la flexibilidad.

Establece tus objetivos

El trabajo a distancia trata de la flexibilidad, pero el éxito a distancia requiere una gran cantidad de especificidad en los objetivos. Tú y tu equipo necesita saber cuál es el objetivo y para cuándo se necesita cumplirlo. Establezca expectativas claras de desempeño y participación.

Algunos elementos que querrás especificar para ti y tu equipo:

• Programa de reuniones semanales/mensuales y quién debe asistir.
• Herramientas de comunicación qué necesitas.
• Otras necesidades y requerimientos tecnológicos.
• Cómo debe participar la gente. No sólo deben tener su vídeo encendido, sino que deben estar listos para participar en cada momento de la reunión.
• Máxima demora aceptable para obtener una respuesta de los equipos remotos.
  Horas diarias y semanales de trabajo.
• Objetivos. ¿Cómo se mide el cumplimiento de estos elementos y qué papel juega eso en el desempeño o las revisiones del trabajo?

Elige las herramientas adecuadas

A menudo, el mayor desafío para los equipos de tele-trabajadores es la forma de comunicación. Contamos con un número creciente de aplicaciones y servicios que pueden facilitar la comunicación con nuestro equipo, pero también pueden interrumpir innecesariamente los flujos de trabajo y estorbar. La elección de herramientas es difícil y requieren ser sopesadas de manera individual.

Dependiendo del software que ya uses como el correo electrónico, CRM y el paquete de gestión de proyectos, es posible que tengas que especificar las necesidades de integración.Ten en cuenta los requisitos que vas a necesitar: números de usuario, soporte remoto, compartir pantalla, grabación, etc…, y luego empieza a revisar aquellas herramientas que las cumplen para seleccionar las mejores.

Chat

Slack es una herramienta de comunicación líder tanto para equipos internos y remotos porque es muy fácil de usar y tiene opciones asequibles para la mayoría de los equipos. Además, puede crear rápidamente canales específicos para diferentes departamentos y propósitos. Esto facilita el compartir la información adecuada para tu próximo gran proyecto o para la próxima fiesta de la empresa.

Slack también tiene un montón de opciones de integración y aplicaciones que rastrean los KPIs importantes, como cuando un cliente publica una reseña en línea. Algunos bots están incluso diseñados para hacer ping a los empleados periódicamente para pedir actualizaciones y mantener a la gente involucrada. Su soporte para videos y GIFs lo convierte en un punto de partida para compartir y celebrar cualquier buena noticia.

Colaboración y gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos son indispensables para los equipos remotos porque todos necesitan una forma de entender de un vistazo el estado actual de un proyecto.

Trello suele ser de las mejores aplicaciones de su género debido a su simplicidad y visualización. También se integra con muchos servicios  para automatizar los archivos adjuntos de los documentos, las notificaciones, los recordatorios y mucho más; CloudApp también es un poco más visual. Pero quizás sea Wrike el software de trabajo colaborativo más completo.

Videollamadas

Necesitarás videollamadas con soporte para compartir la pantalla porque así es como funciona el mundo de hoy. Recuerda que tanto tu equipo como tus clientes potenciales retienen mejor la información visual.

La videoconferencia resuelve este problema y pocos servicios son más populares que el Zoom. Evita en gran medida los fallos evidentes de otras plataformas y ofrece de forma fiable sonido y vídeo de calidad para todos los que están en la llamada. También tiene una capacidad de compartir la pantalla muy bien valorada que permite la formación de equipos, la capacitación, el intercambio de archivos y mucho más. Puede grabar las llamadas directamente y utilizar un servicio como CloudApp para editar fragmentos y compartir rápidamente una recapitulación de la información más esencial.

Creación y gestión de documentos

La gestión de archivos es una parte importante del tele-trabajo, muchas empresas confían este cometido a servicios en la nube en lugar de soportarlo de forma interna.

La Google G Suite se ha convertido en una herramienta muy útil porque puedes usarla de forma gratuita si usas en servicio de Gmail, además de que sus opciones de pago también son muy asequibles. También Google Drive facilita el almacenamiento, la clasificación, el etiquetado y la gestión de todo tipo de documentos. Además, sus herramientas de permiso simplifican considerablemente el proceso de compartir.

Si lo combinas con Google Docs, las hojas de cálculo y otras herramientas de Google, tendrás una plataforma muy completa en un sólo lugar. Es el estándar y puede servir a la mayoría de las empresas en los próximos años.

Establece el clima de las reuniones

Inevitablemente, en el teletrabajo se pierden muchos elementos de comunicación no verbal que usamos en nuestra vida diaria. El lenguaje corporal, la proximidad física, el tono de voz y gestos como saludar o encogerse de hombros se pierden en gran parte en las comunicaciones a distancia.

La simple capacidad de silenciar el micrófono o apagar el vídeo en una llamada puede eliminar estos y otros elementos. Y esto es peor aún cuando trabajamos a través de un texto en el correo electrónico o un servicio de chat como Slack. Hay una extrañeza en la que no todo el mundo se siente cómodo, pero también existe el riesgo de sentirse demasiado cómodo y pueden olvidarse por momentos de que están trabajando.